広報部2001

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今年度、広報部の概要は以下の通りです。
  • 平成13年度広報部員:S部長、M副部長、K部員
    [10月よりK部員は会計部副部長になり、広報部は2名体制となる]

  • 平成13年度活動方針:

    1. 理事会議事録の作成、役員への配布、保管

    2. 事務局会・理事会等会議の開催通知

    3. 「コーポ南越谷管理組合ニュース」の発行・配布その他の広報活動

    4. 自主防災部定例会議に参加、議事録作成

    5. 総会議事録作成

  • 通常活動要領(前年度広報部からの引き継ぎ事項より。一部改変):

    1. 理事会議事録の作成・配布・保存

      理事会に出席し書記を務め、議事録を作成する。
      (事務局会議事録は副理事長が作成)
      議事録原稿は理事長(「・副理事長」を第2回事務局会にて削除)の校閲を受け全部員が校正する。
      印刷用版下を管理員に渡して印刷を依頼する。
      [印刷部数:全理事(30)及び監事(2)・管理員(1)・勤住サービス(1)・事務局(3) 計:37部]
      全理事及び監事に配布、事務局に当日配付資料とともに保存する。
      (議事録の内容は次回理事会で確認し、正誤は次回議事録に記載する。)

    2. 「コーポ南越谷管理組合ニュース」

      理事会開催日程を中心に、毎月1回程度、理事会開催後2週間以内(前年度は「10〜15日」)を目途に発行
      「ニュース」原稿は理事長・副理事長の校閲を受ける。部員2人以上が校正する。
      印刷用版下を管理員に渡して印刷を依頼する。(管理員が休暇を取ることもあるので、発行配布を急ぐときは校閲・校正の段階で連絡しておくとよい)
      [印刷部数:全戸及び店舗346部+事務局保存用3部+掲示用5部 計:352部]
      全戸に配布し、同時に各棟掲示板に掲示する。

    3. 理事会・事務局会その他の開催通知 (対象:全理事・監事・管理員・勤住サービス)

      理事会・事務局会は7日前以前に通知できるよう理事長と議題等打ち合わせ、通知状を全メンバー宛に差し出す。同時に各棟掲示板にも拡大版型で掲示する。

    4. 自主防災部定例会議に書記として出席

  • 広報部各部員の分担:

    • S部長:理事会議事録の作成配布、「管理組合ニュース」の編集・校正・原版作成

    • M副部長:「管理組合ニュース」の編集・校正、理事会・事務局会開催通知の作成・配布・掲示、自主防災部に参画、書記、議事録作成

    • K部員:「管理組合ニュース」の編集・校正・印刷・配布・掲示
      [10月よりK部員の役割はS部長とM部長で分担]

  • その他:

    • 第2回理事会にて、管理組合ホームページ(愛称:「ばあちゃるコーポ南越谷」)の編集と管理を暫定的に担当することが決定。

      ホームページ編集・管理の暫定役割分担と運用について(案)

      1. 編集・作成・管理: 広報部長
      2. コンテンツ取材、原稿作成: 広報部長、広報副部長、広報部員
      3. 公開されたコンテンツの校正と倫理チェック(注参照): 広報副部長、広報部員
      4. 公開されたコンテンツの最終点検(倫理チェックを含む): 理事長、(副理事長:PCによるチェックが可能となった場合)、長期管理企画部長
      5. 最終点検で不適切と判断されたコンテンツは広報部長は速やかに削除・修正しなければならない。
      6. 最終点検後も閲覧者がコンテンツに対して疑義・不快感を持つことも考えられるので、理事会役員以外のボランティア委員にも部外者の立場から倫理チェック、点検審査を行ってもらう:「住民2号」さんに委嘱予定。

        注: 倫理チェックとは、コンテンツ及びその表現方法に現れた広報部長の「個性」が常識の許容範囲内であるか否か(つまり、ホームページが公序良俗に反しないものであるか)を審査すること。

  • 今年度活動実績:

    • 広報誌「コーポ南越谷管理組合ニュース」の編集・発行・配布:

      1. 第1号 (6月30日発行): 理事長挨拶、第1回理事会報告、平成13年度新理事会役員名一覧
      2. 第2号 (7月24日発行): 第2回理事会報告、「管理組合ホームページ誕生」
      3. 第3号 (9月29日発行): 第3回理事会報告、「中央通路自転車・バイク通行禁止を考える」
      4. 第4号(10月27日発行): 第4回理事会報告、「ホタル族はベランダで・・・:マンション生活のマナーを考える?」
      5. 第5号(12月 1日発行): 第5回理事会報告、「緊急工事説明会報告」
      6. 第6号(12月25日発行): 第6回理事会報告、「お互いに注意しましょう:2001年総集編」
      7. 第7号 (1月28日発行): 第7回理事会報告、「ペット飼育状況に関する実態調査のお願い」(ペット飼育対策委員会)、「管理規約の使用細則をご存じでしたか?」
      8. 第8号 (3月 7日発行): 第8回理事会報告、来年度理事候補一覧、「専用庭給水管工事説明会報告」他
      9. 第9号 (3月30日発行): 第9回理事会報告、「マンション管理組合とインターネット」
      10. 第10号(4月27日発行): 第10回理事会報告、総会の案内、「コーポ南越谷のペット飼育問題」


    • 理事会・事務局会の開催通知(毎月)

    • 管理組合ホームページ開設:

      •  7月16日:作成開始。試験バージョンをアップロード。
      •  7月17日:BBS開設、試験運用開始。
      •  7月23日:公式運用開始。
      •  8月18日:アクセス数 500件達成。
      •  9月10日:アクセス数1,000件達成。
      • 10月16日:アクセス数1,500件達成。
      • 11月02日:アクセス数2,000件達成。
      • 11月12日:アクセス数2,500件達成。
      • 11月24日:アクセス数3,000件達成。
      • 12月21日:アクセス数3,500件達成。
      •  1月19日:アクセス数4,000件達成。
      •  2月13日:アクセス数4,500件達成。
      •  3月22日:アクセス数5,000件達成。
      •  4月27日:アクセス数5,500件達成。
      •  5月22日:アクセス数6,000件達成。

    • 「コーポ南越谷のあゆみ」の更新・補充:

      • 平成13年度分「活動(内容)」 (エクセル・ファイル)[5/19更新]
      • 更新・補充方法については平成12年度「20年史委員会」編纂の冊子『コーポ南越谷のあゆみ(1981年度から2000年度まで)』の「編集後記」(p. 5-1)を参照。
      • 補足:上記の「編集後記」には記載されていないが、「4.歴代の理事一覧(目次)」と「4.歴代の理事一覧(内容)」も当該年度ごとに更新することが望まれる。