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はじめに

スケジュール管理で重要なことは、時間をコントロール(管理)することはできないということです。21世紀初頭の人類は、時間をコントロールしたり、タイムトラベルを行う技術は持っていません。

コントロールできるのは自分自身です。 この事を理解しないかぎり、スケジュール管理は行えません。

PDA は使わない

このコラムではPDAや電子手帳のようなデバイスは扱いません。 これらのデバイスはまだ信用できません。 「紙の手帳のやうに◯◯出来る」と宣伝している間はPDAを使うべきではありません。 “Macintosh のように◯◯出来る”装置よりも Macintosh を、 “BMW のような○○”自動車よりも BMW を選択するやうに、 「紙の手帳のやうに◯◯出来る」PDAよりも紙の手帳を選択すべきです。

増井俊之氏の なめらかインターフェースの実現や、ガントチャートあるいはPART法によるスケジュール管理のやうな、 紙の手帳では出来ないことをやるのであれば、PDAの存在価値があるでせう。

手帳の形式

この連載では、リング式で本革のバインダーを推薦します。 サイズは、大き過ぎず小さ過ぎず、必要十分な記入をする必要から、 fILOFAX の Personal Size(世間ではBible Sizeと呼ばれている)を推薦します。 本革を勧めるのは、長く使える(長く使うことで実質的には安くなる)ためです。 また、将来仕事で人目にふれて恥ずかしくないためです。

リングの直径はいろいろありますが、7/8インチ(23mm?)を勧めます。 最終的に自分のシステムを作り上げた時に、さらに太い 5/4 や、 薄い 1/2, 1/4 を選択してもいいでせう。

A5 サイズは、「A4 の書類を2つ折するか縮小コピーするとはさめる」という意見があります。しかし、なんでもかんでも手帳にいれるのは関心しません。書類はその書類が入るべきフォルダに入れておくべきです。

2つのポイント

スケジュール管理で重要なポイントは次の2つです。 1. ゴール(目標)が見えるようになっている。 2. 〆切が判るようになっている。

スケジュール管理というと、つい“何時に何があって″という目先の予定のコントロールに目がいきがちです。スケジュール管理を始める(管理に利用できる手帳を導入する)初期は、目先の予定を書き込む必要があるでしょう。しかし長期的には、ここ数日や数週間の予定はもっと長い計画から導き出される必要のあるものです。

ゴールが見えない状態で走るのはしんどいものです。マラソンは42.195Km 走ればゴールがあることが判っているから計画的に走ることができるのです。

Year Planner

年間計画用に、“Year Planner″と呼ばれるリフィルが存在します。 しかし、大抵の場合このリフィルは月間“予定″表が12か月分一緒になったものにすぎません。 年間の“予定″でなく“計画″を考えるなら、5mm方眼・罫線・無地など好みのリフィルを一枚用意して、今年やるべきこと(◯◯の資格を取得する……)を書きませう。 これが短期の計画になります。今年の目標が決まれば、それを元に、各月に何をするのかを決めることが出来ます。各月にやるべきことが決まれば、各週や個々の日にやることを決めることができるのです。

スケジュール管理は、毎日の予定の積み上げではありません。 長期(10年あるいはそれ以上)の計画から、中期(5年程度)を作り、 そこから短期(1年)の計画、各月の計画を作ります。 そうして、各週や日々の予定が決まって来る、 大きな枠を細かくしていく作業なのです。

やることを書き出す

やるべきことは一度全部書き出します。 いわゆる、“Don't Forget″とか“To Do″と呼ばれるリストです。 やるべきことには期限をつけましょう。 期限の意味は2つです。 1つは、その期限までにやらなければいけない〆切です。 これは〆切を越えないように処理する必要があります。 提出期限をすぎたレポートは受理されないことがありますよね。 もう1つは、その期限までに着手しないあるいは完成しないならあきらめてよいと判断するため。つまり、“いつかやろう”という予定は大抵やらなくてもいいよていです。

その後で、それぞれのやるべきことにどの位の時間が必要なのかを見積ます。 最初はうまくいかなくて、時間が足りなかったり、時間があまったりします。 しかし、そのうちにやるべき事がどの程度の時間が必要になるか判るやうになってきます。

これらのリストは、Weekly などの時間軸に割り当てた時点で済のチェックをします。1つのやるべきことが複数の箇所で未処理として残らないためです。 雑誌の購入など、時間軸に割り当てなくてもよいものは、購入する日や週のところに書いておいて、購入しらた済のチェックを入れます。

逆から考える

予定を立てるときに、〆切だけを考えていてはいけません。 〆切までに処理するにはどれだけの時間を必要とするか、 〆切から逆算してどの時点でなにをどこまで処理するかを考えます。 やるべきこと一つ々々について処理に必要な時間を割り当てて行くと、 “まだ処理する余裕がある”のか“時間が足りない”のかを見通すことが出来るやうになります。

ズーム

(YearPlannerという名前の実際は)Monthlyに短期(今年)の予定を書きます。 直近の予定はWeeklyに転記します(直近を1週間とするか3週間とするかは人それぞれです)。このとき注意すべきなのは、Weekly に転記した部分は Monthly のコントロール下にないということです。Weekly に転記してある期間に新しい予定が入ったら、それは Monthly ではなく、Weekly に書きます。

スケジュールには、他人と時間を合わせる予定だけでなく、自分自身とのアポイントメントも入れます。レポートを書く予定、その為の調べ物をする予定など、一人で行うことも全て時間軸に割り当てます。こうしないと、他人との予定が入っていない部分は“空き時間″と考えてしまいがちです。

リストは一つ

手帳は公私混同です。すくなくとも、スケジュールは2つ以上のリストにしてはいけません。2つ以上のリストを持つとダブルブッキングが発生しやすくなります。