「文書管理」とは何か
（以前）
印刷された資料等の文書を保管し、必要に応じて閲覧または、コピーを行った。
※再度使われない。 →企業内許可が必要
データは情報ではない
20年間の「OA化」がもたらしたもの
「OA」 Office Automation
企業内の事務処理をコンピュータ化し、業務の省力化を行おうとした
ルーチンワーク
考える
1980年ごろ コンピュータ（PC）を導入することで人件費を軽減化できると考えた
例） 10人のセクションでPCが1人分の仕事を行える
1人が1人分 ⇒セクションは9人でOK ﾒﾝﾃ要資
（原因）
適確な検討計画が行われてなかったため
PC導入で「光進的な企業イメージ」を与えようとしていた為
cf.NEC 「PC-980IE」
本体 30万
CRT 30万…
本来は−
企業の大小問わず、効率のよい事務処理システムを装備し、ロスやミスの少ない安定した事務処理作業を継続すること
ワープロ機
PC 手段、道具
ファクシミリ
実際は−
80年ごろ ワープロ機、PC、Fax（コピー機）の事務機器導入を意味した
↓ OA機器
文書作成、資料作成に威力
（メリット）定型書類のひな型の流用
（デメリット）不要ファイルの増加
「必ずワープロで清書」的考えの拡がり
覚え書き程度のメモレベルのものから、企業戦略に関する資料までワープロで文書化
印刷 （紙媒体作成）
第一段階としては達成
（問題点）
・OA用紙の増大
必要なくなった資料、テストプリントの入っている段ボール箱が増えた
↓
「レスペーパー化」の必要性
（ペーパーレス化）
・コストの削減
・環境問題
「レスペーパー」 必要な内容や枚数だけを印刷して、無駄な髪を少なくしっようという考え方
「ペーパーレス」 一切紙は使用しないという考え方
デジタルデータもハードコピーでなく、ソフトコピーでビューしよう
○社会情勢の変化→「OA化」の意味するものも変化
・印刷以前の段階で整理し、活用する能力が必要
・「印刷」自体が問題でなく、印刷しなければ活用できないシステムが問題
［OA化＝そろばんの代用、手書き清書の代用］からの脱皮が必要
※［目的］と［手段］を間違えない
「文書管理システム」の要件
社内･社外文書や集計表、検索抽出されたデータ、グラフや図、プレゼン文書等
cf.「文書」…種々のアプリケーションの産物
「文書管理」＝資料管理、情報管理
文書や資料、情報…ビジネスを行う上での重要なパーツ
↓紛失 回避
業務全体に支障←←キャビネットに整理（分離）して保管
例） ・頻繁に使用させる資料
・部署単位
・個人単位 情報の活用−一面的ではない
cf.整理されている資料の例−カルテ
☆文書管理が合理的に行われ、スピーディーや各部署の管理に依存する度合いが高くなる
→勝手に資料を持ち出す
→自分のデスクの周囲に放置
↓
持ち出し閲覧を制限 →持ち出し、閲覧のための手続きが有効な利用を阻害する可能性大
→業務に支障
ネット上で収集したデータ
個人で管理 独占−データの有用性、高くならない
⇒提示後、各自必要かどうか判断すればよい
グループで共有 データの活用、メンバーの範囲を明示すること
・誰のデータかも明示
例）調べた場合
・作成者、作成日時、出典
考慮する点
・紛失、散逸がないように安全確実に管理する
・内部資料だけでなく、有用な外部資料も積極的に収集して社内活用できるようにする。
・特定の範囲のものに権限を与え、権限を越えた取り扱いをさせない
閲覧（可、不可）、内容の変更、追記、新規作成、転移、破棄
・取り扱いの際、権限のチェックに戸惑ったり、特別な手続きを必要とするｼｽﾃﾑにしない
現在、このような内容を実現するには、コンピュータネットワークｼｽﾃﾑの利用が不可欠