「インターネットの３つの至言という視点から考えた電子メール」

 

我々が電子メールを扱うとき、メールソフトの操作方法を知っておくだけではまずい。

なぜなら、コンピュータは日々進化しつづけており、今使っているコンピュータが古くなり、新しいものが出てきた時操作方法は必ず変わるだろう。その時、今まで操作していたことが、コンピュータ内部あるいはネットワーク上ではどのようなことが行われていたのかを知っていれば、コンピュータの操作方法は違えども本質は変わらないので、その知識は使えるだろう。

ここでは3つの至言つまり「単純さを保て」、「末端が頑張る」、「受信の際は寛容に、送信の際は厳密に」という視点から、我々が電子メールを扱う際どのような事に気をつけなければならないかを述べたい。我々にとって電子メールは今や必要不可欠の生活ツールとなっている。私達の悪いところだが、便利なものはすぐに利用するのだが、その便利なものが実際にはどのような機能や性質を持っているかなどは考えない。電子メールもまたその悪い習慣の1つになっている人も少なくないと思う。しかし、電子メールは思っている以上に扱い方に注意を要するツールである。表面上の操作方法を知っているだけでは、本当の意味でメールの作法を知っているとは言えない。コンピュータ内部で何が起こっているか知らなくては、メールソフトが変わるだけでメールの良くない作法をしてしまうに違いありません。ではここから「添付ファイル」を例にとって、電子メールの作法を考えたい。

電子メールの便利なところは、文章だけでなく、さまざまな関連データを添付ファイルとして一緒に送信できるという点にもある。添付ファイル付きのメールが届いたときは、メールソフトは、自動的に添付されているファイルを分離、復元し、個別のファイルのアイコン、あるいは添付ファイルがあること示すマークなどの形を表示してくれるアイコンをダブルクリックすると、アプリケーションを起動してファイルを開くか、あるいはファイルを保存する為のダイアログが、表示してくれるはずである。添付ファイルを、ダブルクリックすれば自動的にファイルがひらいてくれる仕組みは、便利だが注意も必要なのである。特に、アプリケーションファイルが添付されていると、ダブルクリックですぐそのプログラムが働き始めるので、万が一ウイルスなどの悪質なプログラムであった場合は、被害を防ぐことが出来ない。ワードやエクセルのような自動実行マクロ機能を持つファイルの場合、マクロウイルスが含まれていると、その場で感染してしまう。電子メール自体は、テキストだけで構成されたデータなので、「メールを開くとウイルスに感染する」という事はあり得ない。しかし、メールにはアプリケーションや自動実行マクロを持つファイルを添付する事が可能なので、「添付ファイルを」開いた途端にウイルスに感染させるような悪質なメールを送ることは出来てしまう。知らない相手から送られてきた実行ファイルやワード、エクセルの書類は、メールソフト上で直接開くのではなく、いったんディスクに保存し、ウイルスチェックなどを行ってから開く方が安全である。

　テキスト以外のいろいろな情報をメールで送ることができて便利な添付ファイルだが、ウイルスが紛れ込んだりという問題もある。添付ファイルの利用には、配慮が必要だ。

　普通のテキスト文書をワープロソフトで作成して添付ファイルにスルと、メールのサイズが大きくなるうえに、添付ファイルを開くまで内容が確認できない。

　添付ファイルは検索の対象にもならないし、そのうえ対応する添付ファイル形式やウイルスの問題があるわけだから、テキスト（文字だけの情報）で伝えられることはできるだけメール本文に書きこむようにすべきだ。

　また、添付ファイルで送れるからといって、巨大なファイルをそのまま添付すると相手に迷惑をかける。メールをサーバーから読み出すのにとても時間がかかってしまうばかりでなく、あまりに大きなファイルだとメールボックスの容量制限を超えてしまい、他のメールを受信できなくなったり、最悪の場合メールが消えてしまうこともあるからだ。プロバイダのメールボックスは、５ＭＢ程度の制限を設けていることが多いようだが、中には１ＭＢまでという厳しいところもある。大きなファイルは、圧縮を行ってから添付すること。それでも１ＭＢを超えるようなデータは、電子メールではなくほかの手段で送付することを考えた方がいいだろう。

　送り手にとって便利だからといって、受けても喜ぶとは限らない。添付ファイルは必要性をよく考えて、節度を持って利用するようにしたい。ここでは添付ファイルを例にとって述べたが、電子メールを扱う上で重要なことは至言として上げた通り「受信の際は寛容に、送信の際は厳密に。」である。そして末端である私達１人１人が、上記のようなことを常識あるいはマナーとして持ち合わせていれば、より良いコミュニケーション手段として電子メールが発展して行くと思われます。