平成１１年度からパソコンによる文書管理システムが導入されたが、１回の説明会を聞い
ただけで本番に突入し、各学校の担当者も半信半疑のまま、またいろいろ悩みながらも個々
の判断で文書事務を行ってきたのではないかと思う。そこで学校事務改善研究委員会では
文書管理について研究することになり、その手初めとして各学校の実状を調べるアンケートを
実施した。アンケート結果を基に問題点・改善点を探り、検討して解決策まで導き出したか
ったが、今回は私たちの力のなさでそこまでいかず、アンケート集計結果の報告程度になった
ことをお詫びする次第である。しかし、各学校の担当者が疑問に思いながら、また迷いながら
行っていることを他の学校ではどのようにやっているかを知り、いい点を取り入れるなど参考に
してもらえるのではないかと思っている。アンケートを行うにあたって、準備不足あるいは経験
不足のまま実施したため、必ずしも正確な数字にならなかった点もある。例えば、特殊学校・
養護学校の事情を考慮せずにアンケートを作ったために、回答に窮する問いもあったと思う。
そのような事情もあるので、集計結果を絶対的な数字として捉えず、大まかな傾向としてみて
参考にして下されば幸いである。
専用のファイルでは全く作成してない学校が４校あり、さらにその内の２校は保存期間・
簿冊分類等所定の表示を全くしてないと思われ、簿冊ファイルについては文書管理規定を
全く無視していることになる。
（１）一カ所で集中管理している学校はないが、事務は８２％集中管理している。
（３）表紙の裏に文書題名等をきちんと記入している学校が５校あった。全く記入してな
いところが４２校あるが、年度末にまとめて出力できることを考えると納得いく数字かも
知れない。
文書数が一番多いと思われる簿冊について、どのように分類しているかを聞いてみた。
一つの簿冊にたくさんの文書が綴られると探す時大変だろうし、また文書数が少ない簿冊を
多く作成しても無意味と思われるので、両者の兼ね合いを考えて各学校で丁度いいところを
見つけるべきだと思う。簿冊の作成は各学校で自由にできることであり、（４）で学務の第三
分類の簿冊数を調べているので所属校と比較して参考にして欲しい。
文書担当者が一番頭を悩ませているのが如何なる文書は入力しなければならず、
入力しなくてもいい文書は何かであると思う。具体的に聞いたのが（２）であり、全体の
入力文書数を聞いたのが（６）・（７）である。毎日どっと来る多くの文書を入力するのは
煩雑であり、できれば入力するのを少なくしたいという意識もあるため、かなりのばらつ
きがある。
規則上ではどのようになっているのか、関連例規をもう一度調べ直してみた。
・第１１条（文書の収受）
第２項 文書主任は、文書を受領したときは、当該文書に収受印を押し、文書
整理簿に文書番号その他必要な事項の記録をするとともに、その文書番号を
当該収受印内に記入しなければならない。ただし、軽易な刊行物、ポスター、
あいさつ状その他これに類する文書「軽易な収受文書」については、当該
文書に収受印を押すことで足りる。
第１項 課所長は、年度ごとに簿冊分類表を作成し、毎年度３月２０日までにそ
の写し２部を総務課長に提出しなければならない。
秋田県教育委員会文書管理規定の運用
・第２条（定義）関係の１で、文書管理規定に基づいて管理されるべき文書は、教育委
員会の事務を処理するために取得し、又は作成する書類のすべてである。
・第１１条（文書の収受）関係の２では「軽易な収受文書」の説明として、当該文書に
基づいて通知、回答等の処理をする必要がなく、処理過程を記録しておくことを
要しない軽易な収受文書をいう。
以上の管理規定とその運用を照らし合わせてみると、軽易な収受文書以外で学校の
事務を処理するために取得した文書は必ず入力しなければならないことになる。
従って、何が「学校の事務を処理するため」となるのかが重要なポイントとなる。
また、第３９条で「簿冊分類表」が出てきて、運用で次のように説明されている。
・第３９条（簿冊分類表）関係の２で「簿冊分類表」の対象となる文書は、教育委員会
の機関が職務上、作成し又は受領したすべての文書である。ただし、次に掲げ
るものは対象としない。
① 軽易な刊行物、ポスター、あいさつ状その他これらに類する文書② 教育委員会の職員が、外郭団体等の事務局として作成し、又は受領した文書
簿冊分類番号を付けないと入力できないので、「簿冊分類表」の面からも対象とな
る文書を特定する必要があるが、本条では「軽易な収受文書」と「外郭団体等の事
務局として作成し、又は受領した文書」を除いている。そのためここでは「外郭団体等」
の定義及び範囲も問題となるが、それは事務局となっているところだけの問題である
ので、さほど重要視しなくてもいい。事務局として作成した文書及び事務局として受領
した文書の入力は必要ないが、一旦それが各学校長宛に発信されて受領した場合は、
それが「学校の事務を処理するため」の文書と認められる限り、「外郭団体等」の文書
であっても入力しなければならないことになる。
文書の入力の問題の行き着くところは、「学校の事務を処理するため」という
命題の定義及び範囲を明確にすることになろうかと思う。
文書管理システムの問題点・改善点について多くの意見が出てきたので、システム
上の問題なのか、操作を熟知していないためなのかを調べ直し、もっともと思われる
ことについては、担当課所に問い合わせ及び要望として提出する予定である。