Excelの基本的な作業は、おもに“ブックファイル“で行います。このブックファイルは1つまたは複数の“ワークシート“から構成されます。ワークシートは、会計用の帳簿のように行と列が規則正しく並び、数値や計算結果を記入できるようになっています。ただし、会計用の帳簿とは異なり、計算はExcelが自動的に行います。
Excelでは、ワークシートに情報を入力した後でも、簡単にその情報を修正したり、削除したり、あるいは新しい情報を追加できます。データはいつでも簡単に修正できるので、最初からデータを正確に入力しようと気を使う必要はありません。また、関連のある複数のワークシート(たとえば、1人の顧客に関するワークシート、あるいは、1つのプロジェクトに関するワークシートなど)を1つのブックにまとめることができます。また、それぞれのシートに名前が付けられるので、目的の情報の検索も簡単です。このLessonでは、ファイルの開き方、閉じ方、保存、ワークシートヘのデータの入力と編集など、ワークシート、およびブックの基本的な操作方法について学習します。また、作業を効率化する“オートコンプリート機能やオートコレクト機能“の利用方法、数式を作成する方法についても学習します。
１．１ ＬＥＳＳＯＮを開始する。
本Lessonの実習では、“Customer List“という名前の実習ファイルを開き、“Lesson01“という名前で保存し直します。 この結果、実習ファイルと同じ内容のファイルがもう1つ作成されます。Lessonで使用するのはこのコピーファイルのほうです。オリジナルの“Customer List“は、今後も繰り返し利用できるように変更しないで、そのまま残しておきます。
実習ファイルを開く
1 [標準］ツールパーの[開く]ボタンをクリックする。
[ファイルを開く]ダイアログボックスが表示されます。このダイアログボックスでは、これから閑くフォルダとファイルを選択します。[検索先]リストボックスには、現在選択中のフォルダ名が表示されています。
２ [お気に入りの内容を表示]ボタンをクリックする。
・選択されたフォルダに含まれるすべてのフォルダとファイル名がリストボックスに一覧表示されます。
３ フォルダ一覧の中に[Ｅｘｃｅｌ SBS Practice]フォルダが含まれていることを確認する（必要ならリストボックスをスクロールします。）。
４ [Ｅｘｃｅｌ SBS Practice]フォルダをダブルクリックします。
・実習ファイルの一覧が表示されます。
５ リストボックスから、“Customer
List“という名前のファイルをダブルクリックします。
・ダイアログが閉じ、ドキュメントウィンドにファイル“Customer
List“が表示されます。
実習ファイルを新しい名前で保存する。
実習ファイルを保存する際には、名前と保存場所を指定します。講習マニュアルの中で使用するファイルには、通常、新しい名前をつけて、[Excel SBS Practice]フォルダにオリジナルファイルと一緒に保存します。
本講習では、学習を効率的に進めるために、ファイルの拡張子を表示します。拡張子の表示方法は[スタート]ボタンをクリックし、[プログラム]メニューの[エクスプローラ]を起動します。次に、windosエクスプローラの[表示]メニューの[オプション]をコマンドを選択して、[オプションダイアログ]を表示させます。次に[表示]タブをクリックし、[登録されているファイルの拡張子は表示しない]チェックボックスをオフにして、[ＯＫ]ボタンをクリックします。
１ [ファイル]→[名前をつけて保存]を選択する。
２ [保存先]テキストボックスに"Excel
SBS Practice"と表示されていることを確認する。
・[Excel SBS Practice]フォルダが表示されていない場合は、前の講習の手順２〜４を繰り返してフォルダを選択してください。
３ [ファイル名]テキストボックスにＬｅｓｓｏｎ０１と入力します。
４ [保存]ボタンをクリックするか、Enterを押して、ファイルの保存を実行して、ダイアログボックスを閉じます。
Excelでは、ファイルのことを、ブックと呼びます。ブックには、複数のワークシートやグラフが含まれます。グラフおよびグラフシートについては、今回は講習では割愛します。
前の講習で開いた講習ファイルには、アイランド物産（株）の顧客リストが含まれています。次に図に示す最初のワークシートには、顧客の名前と住所が入力され、その他のシートは空白のままです。ブックのほかのシートを選択するには、各シートの下部にある見出し("タブ"とも呼ばれる)をクリックします。見出しが隠れているシートを選択するには、[見出しスクロール]ボタンを使ってシートタブを表示してからクリックします。選択されたシートは、アクティブシートと呼ばれます。
また複数のシートを同時に選択し、すべてのアクティブシートの同じデータを同時に入力することも可能です。たとえば月別売り上げレポートに、同じ見出しをまとめて入力する場合などに便利な機能です。
この講習では、ブックに含まれるここのワークシートを選択します。
１ Sheet2と表示されたシート見出しをクリックします。
・Sheet2シートがアクティブシートになります。
２ 顧客と表示されたシート見出しをクリックする。
３ 外側の右向きの[見出しスクロール]ボタンをクリックします。
・シート見出しがスクロールして、このブックの最後の見出しSheet10シートが表示されます。ただし、アクティブシートは顧客のままです。
４ Sheet10と表示されたシート見出しをクリックします。
・Sheet10がアクティブシートになります。
５ [見出しスクロール]ボタンをポイントして歩員としてマウスの右ボタンをクリックします。
・ショートカットメニューが現れ、ブックに含まれるシート名の一覧が表示されます。
６ ショートカットメニューから[顧客]を選択します。
・Sheet10がアクティブシートになります。
一度に複数のワークシートを選択する。
この講習では、複数のシートを同時に選択します。選択されたすべてのシートがアクティブシートとなり、どれか１つのシートにデータを入力すると、その他のアクティブシートにも自動的に同じデータが入力されます。
１ Sheet2シートの見出しをクリックします。
２ Shiftを押しながらSheet4Sheetの見出しをクリックします。
Sheet2、Sheet3、Sheet4が選択され、アクティブシートとなります。タイトルバーのファイル名の隣には、[作業グループ]と表示されます。
３ マウスの右ボタンでSheet2の見出しをクリックします。
４ ショートカットメニューの「作業グループが解除されます。」
Sheet２のみがアクティブシートとなります。
ワークシートは列と行から構成されています。列はワークシートの上から下へとの美、それぞれの列は列見出しと呼ばれるアルファベットによって識別されています。一方、行はワークシートを横切り、行見出しと呼ばれる番号によって識別されます。別のアルファベットと行の番号の組み合わせを"セルの参照"と呼びます。
セルをマウスでクリックして選択すると、そのセルはアクティブセルになり、データの入力が可能になります。アクティブセルの周囲には太い枠線が表示されます。そしてアクティブセルの参照はつねに数式バーの[名前]ボックスに表示され、アクティブセルが含まれる行と列の見出しボタンは手前に浮き出し、アルファベットや番号は太字で表示されます。またEnterキーやTabキー、方向キーなどによって、アクティブセルを移動することも可能です。
ワークシートに右端と下端には、"スクロールバー"が表示されます。ワークシートの隠れている部分を画面に表示するには、このスクロールバーを使用します。ただし、スクロールバーを使って、ワークシートの表示範囲を切り替える場合、アクティブセルは移動しません。ワークシート全体のサイズは２５６行列×６５５３６行もあり、Excelのウィンドウに表示されている部分はワークシートの一部分にすぎませんが、スクロールバーを使うことで、どの部分でも一瞬にして表示できます。
次の講習ではセルを選択する方法やワークシートの任意の範囲を表示する方法について学びます。
この講習では、ワークシート上での移動とデータの選択を行います。
１ 顧客Sheet見出しをクリックして、シートを選択します。
２ B列と第２行の交差する位置にあるセルを選択します。
セルB２が選択されます。
セルB2はアクティブセルなので、太い枠線で囲まれています。また、[名前]ボックスにはB2というセル参照が表示され、列Bの見出しボタンと第２行の見出しボタンは浮き出し、見出しの文字は太字で表示されています。数式バーには、セルの内容が表示されています。
３ 方向キー↓を押します。
アクティブはB3に変わります。
４ Ctrl＋Homeを押します。
アクティブセルはワークシートの先頭のA1に移動します。
５ A1からC３までをドラッグします。
矩形のセル範囲が選択されます。
セルA1が選択範囲内のアクティブセルです。また選択範囲が含まれる見出し（AからCまでの列見出しと１から３までの行見出し）は強調表示されています。
６ Enterを繰り返して押します。
アクティブセルは、選択された範囲内で移動します。
７ A５をクリックします。
セルA５がアクティブセルになり、A1からC３は通常のセルに戻ります。
８ マウスをセルの下側の境界に移動し、マウスボタンが白い矢印へ変わったらダブルクリックします。
アクティブセルはリストの最後のデータが入力されたセル(A119)へと移動します。
９ アクティブセルの上側の境界をダブルクリックします。
アクティブセルは、リストの先頭のセルA1へと移動します。
スクロールバーを利用すると、ワークシート内のほかの領域を簡単に表示できます。この講習では、ワークシート上を移動して、顧客リストの全体像を確認します。
１ 垂直スクロールバー上のスクロールボックスにマウスポインタを移動し、マウスボタンを押します。
ポップヒントが現れ、そこに行番号（行：１）が表示されます。
２ スクロールボックスをスクロールバーの下端までドラッグします。
ドラッグ中もポップヒントには行番号が表示され続けます。
３ マウスボタンをはなします。
リストの最終データが表示されます。
４ ポップヒントに列：Eと表示されるまで、水平スクロールバーのスクロールボックスをドラッグします。
D列は、両画面の一番左端に表示される列となります。
５ Ctrl＋Homeを押して、わーっくしーとの先頭セルA1に戻ります。
スクロールボックスだけでなく、ツールバーのボタン名やセルのコメントなどが便利なポップヒントとして表示されます。セルにコメントを追加する方法については、Lesson2「ワークシートの設定」で学習します。
１ ツールバーのボタン上にポインタを移動します。
ポインタのすぐしたに、ポップヒントが現れ、ボタン名が表示されます。
２ ポインタをセルのA1に移動します。
コメントボックスが表示され、このブックの作成者に関する情報が表示されます。コメントを含むセルの右上には、コメントマーク（小さな赤い三角）が表示されます。
ワークシートのどのセルにも、テキスト、数値、数式を入力できます。データを入力すると、Excelは、それがテキストか、日付か、計算が可能な数値か、数式かを判断します。また、セルに入寮したデータの編集や削除も可能です。キーボードから入力されたデータはアクティブセルと数式バーの両方に表示され、いずれの場合においても編集できます。
データの入力は簡単です。データを入力するセルを選択し、キーボードから文字を打ち込み、最後にEnterキーまたはTabキーを押して、入力を確定します。方向キーを押すか、ほかのセルのクリックによっても、入力を確定できます。
入力確定前に、入力を取り消すことも可能です。違うセルにデータを入力してしまった場合、あるいは入力ミスをしてしまった場合には、ESCキーによって入力を取り消すことができます。ワークシートの作成は、データの入力からはじめます。そのまま入力を続けるとやがて入力した情報が一画面に収まり切らなくなります。大きなワークシートの場合、ワークシートの表示方法を工夫すると編集作業が容易になります。
たとえば、リストが長すぎて１つのウィンドウには収まらない顧客リストにデータを追加する場合、リストの先頭にある見出しが見えません。このような場合は、リストの先頭行（列見出しの入力されている行）を固定すると、つねにウィンドウの最上部に見出し行を表示できるようになります。
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