私が現在勤めている会社は電子化を進めている。だから、他の会社に比べると書類の数は少ないはずであるが、実際のところ良くわからない。個人的な申請書類については激減していると感じられる。休暇や出張申請についてはすべてNotes上から申請できるようのになっているからだ。実際にNHKでも取り上げられたようである。
問題なのはそれ以外の書類である。契約書は当然保管すべきであろうが、提案書を保管しはじめると膨大な数となってきている。おそらくコピーなども含んでいるからだろうが、どの書類が必要でどれが不必要なのかということがわかっていない人が多いのだろうか？試しにインターネットで「書類の整理」で調べてみると結構Hitした。それだけ関心があるのあろう。ちなみに「境友基」で検索するとHitしない。Hitする時は大学の講座のHomePageであろう。そもそも、このページは大学の講座から飛んできた人か、Geocitiesでたまたまきた人であろう。
さて、電子化についてだがSonyからコピーのように読み取った書類をMOに保存する機械というものが出ている。この後の問題は物理的なものではない。ここにフロッピーディスクが100枚ある。そのなかから私のほしいファイルを調べようとすると非常に邪魔くさい。まず、題名がわかっているならばIndexを作成して置けば問題ないだろうが、中身すらあいまいにしか覚えていないときにはこの方法は使えない。また、Text文なら調べられるようなっているようだが、FreelanceやPowerPointで作成したものは調べられるのだろうか。
しかし、形の違う書類を扱ってうまく整理しているところはある。それは図書館である。図書館で調べものをしたことがある人はわかるであろう。1冊の本から関連つけられる本の題名が次々と出てきて、最終的には知りたい情報にたどり着ける。しかし、図書館の場合は題名や書店、作者名がわかっていないと特定することは難しいであろう。知りたいものが漠然として情報を元に調べるときであれば図書館の検索システムですむが、同等のものを個人が扱うのは難しい。これもまた問題提議で終わってしまった。
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