システム管理者のメモ帳

　最近は社内であまり聞かなくなったのですが，社内にEメールを導入した当時には，Eメールでのトラブルを良く聞きました．Eメールのトラブルと言っても，Eメールの転送や送受信の問題ではなく，Eメールの操作や内容によって，人間関係やその他の問題が発生してしまうということです．システム管理とはあまり関係ないのですが，体験談として書いておきます．

　Eメールなどの文章では，表現に限界があるために，普通に言っているつもりでも，怒っているように感じてしまうことがあります．それを怒っているものと受け取り，感情的なEメールを返信してしまう．これをお互いに行うと喧嘩になってしまいます．また，社内での仕事上での利用するため，どうしても，作業依頼など頼みごとのEメールが多くなります．それもうまく表現しないと，受け取る方のとり方によっては，感情が刺激されてしまって．これも，お互いによくない状況に入っていきます．

　Eメールは，便利ですが，文章ですので記録に残り，また簡単に転送できるということも考慮しておく必要もあります．だれかの悪口などを書いて送ってしまうと，それがいつのまにか，その悪口の対象の人に転送されていたなんてこともありえます．実際に，私のかなり前の課長は，その部長とうまくいかなくなってきたので，そのまた上の上司に直接Eメールでその部長の問題点などを指摘しました．予想外に，そのEメールは部長に転送されてしまい，内容が悪かったせいか，課長はそのあと，部長との仲を取り戻すことはありませんでした．別の理由もあってまもなく会社を辞めていきました．

　Eメールアドレスを間違えてしまうトラブルも結構ありました．ほとんどは笑って済ませられることです．社内の全員に送った連絡のEメールに，本来なら送信者のみにリプライで送るべきところ，冗談の混じったそのEメールを，社内全員にCCの入ったまま送ってしまうとか．社内に同姓の人がいる場合には，お互いに間違いEメールが送られることもよくあるようです．

　このようなことも，利用し始めて何年かすると，Eメールの表現に限界があるとか転送されてしまうとかいった特性を皆さんが理解して，このようなトラブルは起きないように皆さんが回避していると思います．

　ところで，私は，社内教育でひとつ学んだことがあります．それは，人とのコミュニケーションでは，

１．相手と直接会って，会話をし，表情なども含めて相手に表現した場合：５５％

２．電話など，音声だけで表現した場合：３８％

３．Eメールなど，文章だけで表現した場合：７％

　この程度の情報しか相手に伝わらないそうです．これをふまえて，私の場合には，人とコミュニケ－ションをしなければならないケースでは，なるべく，直接会うか，電話でということを心がけています．それでも，Eメールを使わなければならないケースでは，普段使わないような丁寧な言葉を使ったりします．

また，この程度しか伝わらないということが分かると，逆に相手が怒っているのかと思わせるようなEメールも，うまく表現が伝わってないな，と感情的にならずにもすみます．

これを心がけてからは，コミュニケーションでの問題はだいぶ減らせたと思います．また，逆に問題が発生した場合には，直接会って話し合うようにしています．

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