広報部2001

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今年度、広報部の概要は以下の通りです。
  • 平成１３年度広報部員：Ｓ部長、Ｍ副部長、Ｋ部員
    [10月よりＫ部員は会計部副部長になり、広報部は２名体制となる]

  • 平成１３年度活動方針：

    1. 理事会議事録の作成、役員への配布、保管

    2. 事務局会・理事会等会議の開催通知

    3. 「コーポ南越谷管理組合ニュース」の発行・配布その他の広報活動

    4. 自主防災部定例会議に参加、議事録作成

    5. 総会議事録作成

  • 通常活動要領（前年度広報部からの引き継ぎ事項より。一部改変）：

    1. 理事会議事録の作成・配布・保存

      理事会に出席し書記を務め、議事録を作成する。
      （事務局会議事録は副理事長が作成）
      議事録原稿は理事長（「・副理事長」を第２回事務局会にて削除）の校閲を受け全部員が校正する。
      印刷用版下を管理員に渡して印刷を依頼する。
      [印刷部数：全理事(30)及び監事(2)・管理員(1)・勤住サービス(1)・事務局(3) 計：37部]
      全理事及び監事に配布、事務局に当日配付資料とともに保存する。
      （議事録の内容は次回理事会で確認し、正誤は次回議事録に記載する。）

    2. 「コーポ南越谷管理組合ニュース」

      理事会開催日程を中心に、毎月１回程度、理事会開催後２週間以内(前年度は「１０〜１５日」)を目途に発行
      「ニュース」原稿は理事長・副理事長の校閲を受ける。部員２人以上が校正する。
      印刷用版下を管理員に渡して印刷を依頼する。（管理員が休暇を取ることもあるので、発行配布を急ぐときは校閲・校正の段階で連絡しておくとよい）
      [印刷部数：全戸及び店舗346部＋事務局保存用3部＋掲示用5部 計：352部]
      全戸に配布し、同時に各棟掲示板に掲示する。

    3. 理事会・事務局会その他の開催通知　（対象：全理事・監事・管理員・勤住サービス）

      理事会・事務局会は７日前以前に通知できるよう理事長と議題等打ち合わせ、通知状を全メンバー宛に差し出す。同時に各棟掲示板にも拡大版型で掲示する。

    4. 自主防災部定例会議に書記として出席

  • 広報部各部員の分担：

    • Ｓ部長：理事会議事録の作成配布、「管理組合ニュース」の編集・校正・原版作成

    • Ｍ副部長：「管理組合ニュース」の編集・校正、理事会・事務局会開催通知の作成・配布・掲示、自主防災部に参画、書記、議事録作成

    • Ｋ部員：「管理組合ニュース」の編集・校正・印刷・配布・掲示
      [10月よりＫ部員の役割はＳ部長とＭ部長で分担]

    • その他：

    • 第２回理事会にて、管理組合ホームページ（愛称：「ばあちゃるコーポ南越谷」）の編集と管理を暫定的に担当することが決定。

      ホームページ編集・管理の暫定役割分担と運用について（案）

      1. 編集・作成・管理：　広報部長
      2. コンテンツ取材、原稿作成：　広報部長、広報副部長、広報部員
      3. 公開されたコンテンツの校正と倫理チェック（注参照）：　広報副部長、広報部員
      4. 公開されたコンテンツの最終点検（倫理チェックを含む）：　理事長、（副理事長：ＰＣによるチェックが可能となった場合）、長期管理企画部長
      5. 最終点検で不適切と判断されたコンテンツは広報部長は速やかに削除・修正しなければならない。
      6. 最終点検後も閲覧者がコンテンツに対して疑義・不快感を持つことも考えられるので、理事会役員以外のボランティア委員にも部外者の立場から倫理チェック、点検審査を行ってもらう：「住民２号」さんに委嘱予定。

        注:　倫理チェックとは、コンテンツ及びその表現方法に現れた広報部長の「個性」が常識の許容範囲内であるか否か（つまり、ホームページが公序良俗に反しないものであるか）を審査すること。

  • 今年度活動実績：

    • 広報誌「コーポ南越谷管理組合ニュース」の編集・発行・配布：

      1. 第１号　（６月３０日発行）：　理事長挨拶、第１回理事会報告、平成１３年度新理事会役員名一覧
      2. 第２号　（７月２４日発行）：　第２回理事会報告、「管理組合ホームページ誕生」
      3. 第３号　（９月２９日発行）：　第３回理事会報告、「中央通路自転車・バイク通行禁止を考える」
      4. 第４号（１０月２７日発行）：　第４回理事会報告、「ホタル族はベランダで・・・：マンション生活のマナーを考える？」
      5. 第５号（１２月　１日発行）：　第５回理事会報告、「緊急工事説明会報告」
      6. 第６号（１２月２５日発行）：　第６回理事会報告、「お互いに注意しましょう：2001年総集編」
      7. 第７号　（１月２８日発行）：　第７回理事会報告、「ペット飼育状況に関する実態調査のお願い」（ペット飼育対策委員会）、「管理規約の使用細則をご存じでしたか？」
      8. 第８号　（３月　７日発行）：　第８回理事会報告、来年度理事候補一覧、「専用庭給水管工事説明会報告」他
      9. 第９号　（３月３０日発行）：　第９回理事会報告、「マンション管理組合とインターネット」
      10. 第10号（４月２７日発行）：　第10回理事会報告、総会の案内、「コーポ南越谷のペット飼育問題」


    • 理事会・事務局会の開催通知（毎月）

    • 管理組合ホームページ開設：

      • 　７月１６日：作成開始。試験バージョンをアップロード。
      • 　７月１７日：ＢＢＳ開設、試験運用開始。
      • 　７月２３日：公式運用開始。
      • 　８月１８日：アクセス数　500件達成。
      • 　９月１０日：アクセス数1,000件達成。
      • １０月１６日：アクセス数1,500件達成。
      • １１月０２日：アクセス数2,000件達成。
      • １１月１２日：アクセス数2,500件達成。
      • １１月２４日：アクセス数3,000件達成。
      • １２月２１日：アクセス数3,500件達成。
      • 　１月１９日：アクセス数4,000件達成。
      • 　２月１３日：アクセス数4,500件達成。
      • 　３月２２日：アクセス数5,000件達成。
      • 　４月２７日：アクセス数5,500件達成。
      • 　５月２２日：アクセス数6,000件達成。

    • 「コーポ南越谷のあゆみ」の更新・補充：

      • 平成１３年度分「活動（内容）」 (エクセル・ファイル)[5/19更新]
      • 更新・補充方法については平成１２年度「２０年史委員会」編纂の冊子『コーポ南越谷のあゆみ(1981年度から2000年度まで)』の「編集後記」(p. 5-1)を参照。
      • 補足：上記の「編集後記」には記載されていないが、「４．歴代の理事一覧(目次)」と「４．歴代の理事一覧(内容)」も当該年度ごとに更新することが望まれる。