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内容証明の作成方法[内容証明郵便の知識]

内容証明は手紙ですが、郵便局が特殊取扱をする関係上、形式には一定の制約があります。したがって、これに反していると窓口で受け付けてもらえないので注意が必要です。

ここでは、内容証明の作成ルールを記載しておきますので、特に自分で作成される場合には次の条件を遵守できているか確認しておいて下さい。

■使用文字の制約を守る
使用できるのは、仮名、漢字、数字、固有名詞の英字に限られます。うっかりと固有名詞でない英字を使うと、扱ってもらえないので注意が必要です。

■特殊な記号は使わない
記号は、括弧、句点の他に、一般に記号として使用されるものは使えることになっています。業界のみで通用しているような特殊な記号は使えないので、注意が必要です。

■字数、行数の制約を守る
字数の制約は、1枚の用紙につき、横書きの場合、「1行13字以内、１枚40行以内」か「1行26字以内、1枚20字以内」です。縦書きの場合、「1行20字以内、26行以内」です。

■字句の訂正法にもルールがある
「訂正」や「挿入」や「削除」をする場合には、その「字数」「箇所」を欄外か末尾の余白に記入して押印しなければなりません。また、訂正や削除をした元の文字は、明らかに読めるよう字体を残すことが必要とされています。できれば、パソコンで字数、行数の設定をし、間違いがないと確認してから印刷すればいいと思います。

■用紙が複数の場合は、契印をする
字数、行数の関係から1枚の用紙におさまりきらず、2枚以上になる場合には、ホッチキス等でとじた上で、綴目に契印することが必要です。つまり、2枚にまたがって印を押すことになります。

■文書は１通に限る
同じ相手に出すものであっても、同時に2通以上出すことはできません。それぞれ別の内容証明で出すなどの工夫が必要です。また、1通のみですから、添付資料なども同封することはできません。

■決められた通数を用意する
1名に出すときには、現物1通と謄本2通の計3通が必要となります。

それでは次に作成した内容証明の提出のルールについて記載しておきますので、2度手間にならないようにご注意下さい。

■取扱い郵便局を確認する
内容証明は、「郵便物の集配事務を取り扱う郵便局」と「地方郵便局長の指定した郵便局」しか取り扱わないことになっています。近くの郵便局へ出向いても扱ってくれないことがあるので、取扱いをしてくれる郵便局を確認する必要があります。

■郵便局での手続き
窓口で必要な現物と謄本を提出します。なお、内容証明に記載したとおりの住所氏名を書いた封筒が必要ですので、あらかじめ用意しておきます。

■料金の払いこみ
内容の証明の料金は手紙1枚なら420円、1枚増すごとに250円となります。