| ３．相手を確認する |
| 相手が名乗ったら、復唱して確認します。 |
| １． |
会社名と個人名の場合
例：「△△商事の佐藤様ですね。」 |
| ２． |
会社名のみの場合
例：「△△商事様ですね。」 |
| ３． |
会社名と所属部署名と個人名の場合
例：「△△商事 企画部 佐藤様ですね。」 |
| ４． |
個人名のみの場合
例：「佐藤様ですね。」 |
| ※ |
相手が名乗らない場合は、こちらからたずねましょう。
|
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４．あいさつをする |
| 「おはようございます。」「お世話になっております。」「お待たせいたしました。」など状況に合わせてあいさつします。 |
| ※ |
「おはようございます。」
企業によって異なりますが、一般的には始業時間から午前１０時頃まで
「おはようございます」とあいさつします。
|
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|
| ５．用件を確認する |
| すぐにメモを取れるように、電話のそばにメモ帳とペンを用意しておきます。 |
| ５Ｗ３Ｈで復唱しながら、確認しましょう。 |
|
| Ｗｈｅｎ |
いつ |
| Ｗｈｅｒｅ |
どこで |
| Ｗｈｏ |
だれが |
| Ｗｈａｔ |
なにを |
| Ｗｈｙ |
なぜ |
| Ｈｏｗ |
どのように |
| Ｈｏｗｍａｎｙ |
いくつ |
| Ｈｏｗｍｕｃｈ |
いくら |
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|
| ６．取り次ぐ |
| １． |
名指し人に取り次ぐくとき
相手の会社名、名前、用件を正確に伝える。 |
| ２． |
名指し人に取り次げないとき |
● 不在の理由
| 例 |
| 席にいないが、社内にはいる |
「ただいま席をはずしております。」 |
| 来客中 |
「ただいま会議中でございます。」 |
| 出かけていて、帰社時間がわかっている |
「ただいま外出しております。
Ｘ時に戻る予定です。」 |
| 出かけていて、戻らないことがわかっている |
「本日は戻らない予定です。」 |
| 出張している |
「出張中でございます。」 |
| 他の電話に出ている |
「ただいま他の電話に出ております。」 |
|
| ※ |
折り返しの電話など、念のため、相手の連絡先を確認しておきましょう。
「恐れ入りますが、念のため、お電話番号をお願いいたします。」
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|
| ７．終わりのあいさつ |
| 用件にふさわしいあいさつをします。 |
|
「よろしくお願いいたします。」 |
|
「確かに承りました。」 |
|
「ありがとうございました。」など
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| ８．受話器を置く |
| ※１ |
受話器を置くとき、電話のフックを指で押さえて、確実に切ってから置くと、相手にガチャという音が入らず、静かに切れます。
静かに受話器を置いているようでも、置く音が入ってしまい、相手に不快な思いを与えてしまう可能性もあります。 |
| ※２ |
原則としては、かけた側が先に切りますが、相手が目上の人の場合は、相手が切るのを待ちます。 |
