システム管理者のメモ帳

　社内では，部署や社内全体のファイル共有のために，Windowsサーバを利用しています．各社員はパソコンを利用する時には，Windowsドメインにログインするようにしています．そして，ログオンスクリプトで自動的に共有フォルダをドライブとしてマウントすることで，利用可能になります．ネットワークコンピュータからアクセスすることもできます．

　このように，社員でファイルを共有できることは便利ですが，それに伴って，この共有フォルダの中に置かれるデータは，ルールが明確でないと，だれも削除してくれないという問題が発生することになります．というのも，共有フォルダを構築した時には，多くの社員に使ってもらおうと，その便利さを損なわないように，このドライブの使い方を，各部署の自由にして良いようにしたからかもしれません．そのメカニズムは以下の様になります．

部署では，プロジェクトか何かで，共有フォルダに新しいフォルダを作ります．
各担当者は，そこに，作成したドキュメントやファイルを置きます．
プロジェクトが完了するかもしくは，定常の業務に組み込まれるようになります．しかし，これまで作ったファイルが消されることはほとんどありません．
さらに時間がたつと，担当者が変わったり，多くの人がこのフォルダに関わるようになり，ファイルを消す判断ができず，消すために多くの人に聞いたり，多大な労力がかかるようになります．そのため，確実に終了と分かるプロジェクト以外のファイルは消すことが出来無くなってしまいます．
これが繰り返されて，ファイルサーバは使用量をふやしていくことになります．これに伴い，バックアップの時間やテープの使用量も増えていきます．

　ただ，これではいけないと，私も，運用ルールをいろいろと考えて解決しようとしました．しかし，いまだに簡単な解決のためのルールが見つからず，うまく解決できていません．ただ単に，古いファイルを集めることは出来ますが，そのファイルが使われていないとは限りませんし．単に，共有フォルダの領域の大きさの制限をつけても，領域を使い切って，増加させて欲しいとの要求が来るのは予想ができます．そして，たとえば，重要なプロジェクトが行われている時に，領域制限で業務を停滞させてしまうことも考えられ，これもどうかと思います．

　ひとつ考えられるのは，これは，ファイルサーバの作り方やIT技術などの問題ではなくて，ファイルを管理するという各個人やチームに課せられた問題ではないかということです．紙のファイルであっても，キャビネットがいっぱいになるなどの同じ様な問題は発生しますから．

　では，キャビネットがいっぱいになったらどうするのでしょうか．実際には，やはり，使わなくなった古いファイルを選んで捨てるか，倉庫に搬送することになると思います．そういった意味では，最低でも，倉庫に該当するサーバか何かが必要になるのかもしれません．

　ただ，それでも，ユーザ自身が共有フォルダの中身を整理できるようにきっかけ作りが必要だと思います．事務所ならキャビネットがいっぱいになったときや，引越しのときなどに書類を整理するかもしれません．きちんとした会社ならば，整理整頓の日や時間が決まっていてその時に行うこともあると思います．共有フォルダの整理も，このようなきっかけを作って行えば良いかもしれません．

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