| 一覧形式のデータ | ||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
| 一覧形式のデータ（住所録） データは地方自治情報センターホームページの 地方公共団体コード住所データより抜粋、２０００年１月現在 図１
このような住所一覧の作成は、表計算プログラムが得意です。 １、Ｄ列のように文字の折り返しをやってみましょう。 普通の状態なら 図２  のようになります。 そこで メニュー、文字位置選択で 文字の折り返しに、チェックマークを入れます。 図２が図１のようになります。 他の列は、この文字位置の設定で、垂直方向を「中央」にしています。 図３  エクセル９７ メニューの、書式、セル、またはマウス右クリックでセルの書式設定を選び 配置タブをクリックします。 「折り返して全体を表示する。」や「縦位置を中央揃え」の設定にします。 図４  データの並び替えをやってみましょう。 １２３Ｒ５Ｊです。 図５  １、ソートしたい範囲を選択します。 例題はＡ２からＥ１２までを「範囲選択」します。 ２、メニュー、範囲、ソートを選択します。上のダイアログボックスが出ます。 ３、ソートキーの横の矢印ボタンをクリックし、Ｂ２からＢ１２の範囲選択します。 あいうえおの順に並べ替えるには、昇順を選びますが、既定値は昇順ですので このままＯＫボタンを押します。 注意、ソートするときには １、全データを指定します。 例題で、Ａ２からＢ１２まで範囲選択したりすると、 その範囲しか並び替えされません。Ｃ〜Ｅ列のデータはそのままになってしまいます。 そうするとデータとして役に立ちません。 ２、キー範囲の行番号と全体の範囲の行番号と必ず一致させてください。 ソート結果 図６  ふりがなの「あいうえお」順に並びかえられました。 エクセル９７の場合 図７  エクセルの場合は、全体範囲にＡ１（項目名を含む）から始めます。 １２３Ｒ５Ｊとはここが違います。 １、メニュー、データ、並べ替えを選択します。 ２、範囲の先頭行の既定値は「タイトル行」になっています。 １２３と同様の範囲を指定したときは「データ」を選択します。 ３、優先されるキーのボタンをクリックすると上の図のようになりますので ふりがなを選択してＯＫボタンを押します。 この時、範囲の先頭行をデータにしておくと、Ａ列−Ｅ列からの選択となります。 |