管理組合組織
建物の状態（単棟型、複合型、団地）に応じて、複数の管理組合が存在することがある。
■棟管理組合 ■一部管理組合 ■団地管理組合
管理組合法人
法人化するには、集会において特別決議の手続きを経る必要がある。
法人化していない組合（権利能力無き集団）と管理組合法人の違い
■管理組合法人は、執行機関として理事と監査機関として監事の設置を義務付けている。
■管理組合法人は、登記能力がある。
※税法、民事訴訟、契約、金融などにおいては、ほとんど違いは無い。
したがって、管理規約においても同じように規定されている。
管理組合
総会
（最高意思決定機関）
理事会
（業務執行機関）
↓
理事長
（管理者・業務執行の代表者）
↓
（互選）
理事 理事 理事 理事 理事
標準管理規約より抜粋
| （役員） 第３５条 管理組合に次の役員を置く。 一 理事長 二 副理事長 ○名 三 会計担当理事 ○名 四 理事（理事長、副理事長、会計担当理事を含む。以下同じ。） ○名 五 監事 ○名 ２ 理事及び監事は、組合員のうちから、総会で選任する。 ３ 理事長、副理事長及び会計担当理事は、理事のうちから、理事会で選任する。 外部専門家を役員として選任できることとする場合 ２ 理事及び監事は、総会で選任する。 ３ 理事長、副理事長及び会計担当理事は、理事のうちから、理事会で選任する。 ４ 組合員以外の者から理事又は監事を選任する場合の選任方法については細則で定める。 （役員の任期） 第３６条 役員の任期は○年とする。ただし、再任を妨げない。 ２ 補欠の役員の任期は、前任者の残任期間とする。 ３ 任期の満了又は辞任によって退任する役員は、後任の役員が就任するまでの間引き続きその職務を行う。 ４ 役員が組合員でなくなった場合には、その役員はその地位を失う。 外部専門家を役員として選任できることとする場合 ４ 選任（再任を除く。）の時に組合員であった役員が組合員でなくなっ た場合には、その役員はその地位を失う。 （役員の欠格条項） 第３６条の２ 次の各号のいずれかに該当する者は、役員となることができ ない。 一 成年被後見人若しくは被保佐人又は破産者で復権を得ないもの 二 禁錮以上の刑に処せられ、その執行を終わり、又はその執行を受けることがなくなった日から５年を経過しない者 三 暴力団員等（暴力団員又は暴力団員でなくなった日から５年を経過しない者をいう。） （役員の誠実義務等） 第３７条 役員は、法令、規約及び使用細則その他細則（以下「使用細則等」という。）並びに総会及び理事会の決議に従い、組合員のため、誠実にその職務を遂行するものとする。 ２ 役員は、別に定めるところにより、役員としての活動に応ずる必要経費の支払と報酬を受けることができる。 |
※法人化された組合は、必ず理事・監事を設置することになっているが、法人化されていない組合も理事・監事を設置しているのが一般的。
専有部分の特別管理
管理組合はそもそも共用部分の管理を目的に設立されたものですが、個人所有の専有部分も管理対象になる場合があります。
例えば、室内感知器の点検、排水管の洗浄など共用設備と一体になっている設備などが対象となります。
理事会の役割
標準管理規約より抜粋| （理事会） 第５１条 理事会は、理事をもって構成する。 ２ 理事会は、次に掲げる職務を行う。 一 規約若しくは使用細則等又は総会の決議により理事会の権限として定められた管理組合の業務執行の決定 二 理事の職務の執行の監督 三 理事長、副理事長及び会計担当理事の選任 ３ 理事会の議長は、理事長が務める。 （招集） 第５２条 理事会は、理事長が招集する。 ２ 理事が○分の１以上の理事の同意を得て理事会の招集を請求した場合には、理事長は速やかに理事会を招集しなければならない。 ３ 前項の規定による請求があった日から○日以内に、その請求があった日から○日以内の日を理事会の日とする理事会の招集の通知が発せられない場合には、その請求をした理事は、理事会を招集することができる。 ４ 理事会の招集手続については、第４３条（建替え決議又はマンション敷地売却決議を会議の目的とする場合の第１項及び第４項から第８項までを除く。）の規定を準用する。この場合において、同条中「組合員」とあるのは「理事及び監事」と、同条第９項中「理事会の承認」とあるのは「理事及び監事の全員の同意」と読み替えるものとする。ただし、理事会にお いて別段の定めをすることができる。 （理事会の会議及び議事） 第５３条 理事会の会議は、理事の半数以上が出席しなければ開くことができず、その議事は出席理事の過半数で決する。 ２ 次条第１項第五号に掲げる事項については、理事の過半数の承諾があるときは、書面又は電磁的方法による決議によることができる。 ３ 前２項の決議について特別の利害関係を有する理事は、議決に加わることができない。 ４ 議事録については、第４９条（第４項を除く。）の規定を準用する。ただし、第４９条第２項中「総会に出席した組合員」とあるのは「理事会に出席した理事」と読み替えるものとする。 （議決事項） 第５４条 理事会は、この規約に別に定めるもののほか、次の各号に掲げる 事項を決議する。 一 収支決算案、事業報告案、収支予算案及び事業計画案 二 規約及び使用細則等の制定、変更又は廃止に関する案 三 長期修繕計画の作成又は変更に関する案 四 その他の総会提出議案 五 第１７条、第２１条及び第２２条に定める承認又は不承認 六 第５８条第３項に定める承認又は不承認 七 第６０条第４項に定める未納の管理費等及び使用料の請求に関する訴訟その他法的措置の追行 八 第６７条に定める勧告又は指示等 九 総会から付託された事項 十 災害等により総会の開催が困難である場合における応急的な修繕工事の実施等 ２ 第４８条の規定にかかわらず、理事会は、前項第十号の決議をした場合においては、当該決議に係る応急的な修繕工事の実施に充てるための資金の借入れ及び修繕積立金の取崩しについて決議することができる。 （専門委員会の設置） 第５５条 理事会は、その責任と権限の範囲内において、専門委員会を設置し、特定の課題を調査又は検討させることができる。 ２ 専門委員会は、調査又は検討した結果を理事会に具申する。 |
管理組合あるとこに管理会社あり
全国のマンション管理組合は管理会社と並存しているといっても過言でない。１００％ではないが、管理組合が自主的に自力管理をしているマンションを私は知らない。
■管理会社のチェック
管理組合が管理会社に組合運営を代行してもらっているのであれば、管理会社が行う業務をしっかりチェックすることが重要な任務となる。
・管理会社は必ず１ヶ月ごとに月次報告書を提出することになっているので、その内容確認
・総会・理事会開催後の管理会社が作成した議事録内容確認
・管理会社からあげられた会計・報告書等の年次報告書の内容確認
など
管理会社に委託するということは、１会計事務 ２出納事務 ３維持修繕の企画・実施調整事務の３大組合運営根幹事務を任せていることなのです。
見てお分かりのように、これらの事務は管理組合のお金に係わっている事務ばかりです。さながら、管理組合の金庫番といえるでしょ。
国会議員の金庫番担当の横領、流用事件が頻発しているように、お金に係わることには十分監視しなければなりません。
管理会社も上記の三つの基幹事務を委託されるには、管理業者として登録義務があります。
※理事会出席・理事会議事録作成 総会出席・総会議事録作成 マンションに関する図書保管 管理人派遣などは基幹事務に該当しませんから、個別的契約上のサービス事項となります。
■マンション内部で発生する多種多様な問題を検討・周知 区分所有相互の意見調整
管理組合運営にあたって理事会が企画、執行、管理と全般的な役割を担います。
理事会は、意思決定機関ではないので何でもかんでも単独実行できるものではありません。必ず、総会決議に従って行わなければならい事を、規約で確認しておく必要があります。
※理事会は、会社の取締役会の大きな裁量権はないということです。（～に関する詳細は理事会に委任するという総会決議・規約であれば、理事会の裁量権の幅は大きくなる）
| こんな者たちを理事にしてはいけない実例 全理事数の半数以上を特定宗教団体の者にしてはいけない！ ほとんどのマンションでは理事選出に輪番制か推薦よる方法をとっているようですが、経年高齢化に伴い理事や監事のなり手がいない傾向のなかで、自ら手を挙げて理事になろうとする者や息のかかった者を推薦することが増えたという。 素直に組合運営を手助けしたいという発意であれば大いに歓迎すべきことですが、どうも下心のある者がそいう行動をとる。ほとんどの区分所有者が管理組合運営など関心がないことに乗じて、自分の好き勝手な恣意的な運営が出来ると思っているようです。 老害といってもいい また、もう寡婦となった７０過ぎの年配で自己顕示力旺盛なばあちゃんたちにもそういう傾向があるというから、嘆かわしい現実です。つまり、日ごろ暇を持て余した特定宗教団体の気心の知れたばあちゃんたちで理事会を乗っ取ってしまうわけです。規約内容を理解できるほど利口な年寄りであればいざ知らず、結局は年寄りのお茶飲み会しかりの理事運営になってしまうのです。→ある宗教団体のババ連中 |
理事会役員・・・・理事長・副理事長・理事・監事で構成される
総会の意思決定の下、管理規約の規定に従って組合業務を執行する機関です。
業務執行の意思決定をするだけではなく、運営方針を検討・策定する中枢機関でもあります。つまり、理事には組合運営において執行権限・決定権限を与えれるということです。ただし、合議を原則として単独でできるわけではありません。また、理事会については区分所有法で定められているのではなく規約によって定められた組織です。上述した通り権限も規約に規定されており、何でもかんでも恣意的には出来ません。
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理事長
理事だけでなく組合全体の代表 |
副理事長 |
理事
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| ・理事を代表する ・管理者として管理組合を代表する ・対外的 業者との折衝、契約締結、訴訟提起 ・体内的 管理費滞納者への督促 ルール違反者に対する指導、注意、勧告 ・理事長は、総会を招集し議長を務め議事録を作成する。 ・理事長が会議を総括する |
・理事長の職務を補佐する ・理事長が病気等で職務を行えないときは代理を務める ・理事長が欠けた場合、新しい理事長が選任するまで代行する ・独裁的な理事長に対しては諫言する |
・理事会に出席し、管理規約で理事会の職務と定めれた事項の検討および決議に参加する |
理事会決議
理事会は通常（標準管理規約を準用している規約がほとんど）、理事長が召集し、半数以上の理事の出席がなければ成立せず、議事は出席理事の過半数で決します。
特別決議は必ず総会にかけなければなりませんが、特定の事項を除いて普通決議に関することは理事会決議で決することができるとしている規約もあります。理事会には機動性も求められていることからの規定ですが、前述の無知な婆ちゃんたちの理事会には都合のよい規定になってしまいます。
理事会の手続き等は総会に準じることになっていますから理事長が議事録作成し、理事会が伏魔殿化しないように広報もしっかりしなければなりません。
理事の員数については、２００戸以内のマンションでは１０～２０名としているようです。つまり、約１０戸から一人を選出しているわけです。
委員会（部会と呼んでいるところもある）・・・・理事会の諮問機関
理事の交代による継続性は失われ専門性も十分でないことから、特定の問題解決を専門に扱うのが諮問機関です。
委員会設置に関しては総会決議で決定すべき事項とするのが望ましく、理事会での設置決定は避けるべきです。
委員会は理事会の諮問機関ですから、最終的な責任は理事会が負います。
理事会開催数・・・月に１回が現実的
理事会には、管理会社をチェックするという役割もあることから一ヶ月に一回を理想とする。管理会社は一ヶ月ごとに月次報告書を提出することになっているので報告内容を確認する意味合いからです。
月に２～３回も開催していた婆ちゃん理事会は、さながらお茶会化していました。
役員報酬
理事と組合員との関係は委任契約に基づいています。委任契約は無償契約ですから、理事になったからと報酬を請求できるわけではなく規約に規定されてはじめて有償となります。
報酬の支払いも様々ですが、理事会出席につき○千円支払うといったケースがほとんどのようです。
監事
監事は、理事会の業務が法令・規約または総会の決定事項に反しないか、第三者的立場からチェックする役目を負う。また、決算期には管理組合の財産が健全な状態で運営されているか、会計をチェックする。
（標準管理規約抜粋）
■監事は、管理組合の執行および財産の状況監査し、その結果を総会に報告しなければならない。
■監事は、管理組合の業務の執行および財産状況について不正があると認めるときは、臨時総会を招集することができる。
■監事は、理事会に出席して意見を述べることができる。
＜管理組合法人の監事＞
法人の場合は、区分所有法で下記のように規定している。
・管理組合法人には必ず監事を置かなければならない。
・監事は、理事又は管理組合法人の使用人と兼ねてはいけない。・・・監事は理事を監視する立場にあるので理事やその監督下にある管理組合法人の使用人が兼務することができない。
・管理組合法人と理事との利益が相反する事項については、監事が管理組合法人を代表する。