ファイルサーバーでのデータ管理で注意すべきこと

企業を中心にデータ管理を集中して行うファイルサーバーが多く使われています。

データを共有できるため、非常に便利なのですが社内で使うがために管理が煩雑になってしまうことがあります。

ファイルサーバーの管理にはルールの作成・維持が必要と言えます。ルールが決まっていないと保存するデータは社員それぞれの判断に委ねられます。

それでは、何でも「社内のサーバーだから」と保存されてしまうため、あっという間にディスク容量がいっぱいになってしまうのです。

会社として本当に保存すべきデータを時間が経過しても見つけられるよう、ルールを決めることが必要でしょう。

ファイルサーバーにはあらかじめ顧客別や用途別にフォルダを作成し、共有データのみを保存するという環境を作り出すことが重要です。

また、作業する担当者が一人であると、顧客へ納品した後のデータが必要か不要かの判断はその担当者にしか出来ませんので、最終ファイルのみファイルサーバーに保存するなどをして、データを溜め込まないようにすると良いでしょう。

あるいは、ファイルサーバーにあらかじめ作業用のフォルダを作っておきそこで管理。

納品完了後に作業用フォルダの中のファイルは削除するなど、出来るだけルールを明確にしてデータを溜め込まないようにすると良いでしょう。

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