エクセル初級 11

リスト形式でまとめられたデータ（データベース）は、並べ替えの他に、条件に合ったデータの行（レコード）だけを表示させる事ができます。この機能の事を、オートフィルタと言います。
オートフィルターは、リスト内のデータを検索するのに大変便利です。抽出条件は、いろいろに設定する事ができ、抽出されたデータは、編集、書式設定、印刷などをする事もできます。

■基本的なオートフィルターの設定

設定は、左図のとおりリスト内の任意のセルを選択し、オートフィルタ（F）をクリックします。

図のように、リストの列見出し（列ラベル）に▼矢印が表示されます。

たとえば販売区の矢印をクリックすると入力されているデータのリストボックスが表示されるので、表示させたいデータ項目を選択します。

※列（フィールド）内にデータが入力されていない空白セルがあると、リストボックスの一番下へ空白セルの項目が表示されます。これによってデータの未入力があるかないか確認できます。

渋谷を選択すると下図のように渋谷だけのデータが表示されます。

※抽出された渋谷区のデータは、更に絞り込んで抽出する事ができます。たとえば製品名の▼矢印をクリック　して万年筆Aを選択すると、渋谷区の万年筆Aのデータだけが表示されます。このように、次々と絞り込んでデータを抽出する事が可能です。

※オートフィルタを実行後に再度すべてのデータを表示するには、リストボックスの一番上にある（すべて）を選択します。ただし、上記のように絞り込んでデータを抽出した場合は、それぞれのリストボックスで（すべて）を選択する必要があります。また、オートフィルタを解除するには、設定のときクリックしたメニューバーからオートフィルタ（F）を再度クリックします。（オートフィルタを設定するとチェックマークが付いています）

トップテンオートフィルタ、オートフィルタオプションについては、下段参照。

上段のリストボックスの解説図のとおり、ボックスに表示される（トップテン…）や（オプション…）を選択するとオートフィルタをより便利に使う事ができます。

■トップテンオートフィルタ

この機能は、数値と日付データの場合に使う事ができます。
リストボックスの（トップテン…）をクリックすると下図の「トップテンオートフィルタ」ダイアログボックスが表示されます。データの上位又は下位から、順位を指定して抽出する方法と％を指定して抽出する方法があります。

※パーセント指定の場合、たとえば100個のデータがあって上位20％を指定すると、上位から20％にあたる20個のデータが抽出されます。実例は、省略します。リスト内でいろいろな設定をして、確認してください。

NZO30                             KENZO30                       KENZO30

■オートフィルタオプション

リストボックスの（オプション…）を選択すると、下図の「オートフィルタオプション」ダイアログボックスが表示されます。最大2つの条件で比較方法を設定してデータを抽出する事ができます。

AND（A）の場合は、両方の条件に一致するデータを表示し、OR（O）の場合は、どちらかの条件に一致するデータを表示します。

なお、ダイアログボックスの下方に記載されているように「?」や「*」を使って任意の文字を表し、文字列を抽出する事ができます。「?」や「*」のように任意の文字を代用する記号をワイルドカードと言います。

※「オートフィルタオプション」ダイアログボックスでは、2つまでの条件でデータの抽出ができます。実例は、省略しますので、実際にいろいろな設定をして確認してください。

※リストでは、3つ以上の条件を設定して検索することも可能です。この場合は、フィルタオプションの設定（A）から行います。特別編9、10参照。
また、ツールバー等にオートフィルタボタンを追加して、抽出条件のセルを選択しオートフィルタを実行する方法もありますが、これも別項で解説します。