18号
 
 小さいから楽しいホテルの経営』                          
                            平成16年2月27日
                                  vol 018
                                金曜日発行

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[小さいから楽しい。古いから味がある
         大きいホテルに負けるな!]
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ホテルシステムとパソコン
              
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今回から宿泊業務に関することをいろいろ取り上げていきます。
最初にパソコンを使ったホテルの業務システムについてお話してゆ
きます。
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◆今は多くの人がパソコンを当たり前のように操作します。
価格もパソコン本体だけなら一台10万円程度で買えます。
ホテルでフロント業務に使うなら、ホテルの規模にもよりますが、
150室位の部屋数ならパソコン2〜3台の他に、プリンターやネ
ット工事等を含めても50〜60万円位の費用で設置できます。

◆でも高いのはそのようなハードよりは、その中に入れるホテルシ
ステムソフトです。
そしてそのソフトの価格は作成会社ごとに、またシステム内容によ
っても大きく違います。

◆安いソフトでも300万円以上はします。ですからホテルの規模
によりますが、そう簡単に導入したり取り替えたりすることは出来
ません。

◆客室数が50室程度のホテルでは必要ないように思います。
ただ、それもエージェントからの送客の割合が多いか少ないかによ
っても違いますし、そのホテルの支配人が目指している顧客サービ
ス内容によっても変わってきます。
一人一人のお客様の「顧客管理」をしようとすればどうしても必要
になります。

◆ホテルシステムソフトの価格は部屋数によって違います。各ソフ
ト会社ともだいたい100室がその境界線です。
ホテルにシステムを導入するに当たっては、その費用に見合う効果
があるかを検討する必要があります。
ただ単に「IT時代に後れるな」という言葉に流されて、高い買い
物にならないように十分考慮する必要はあります。

◆ホームページを開設したり、インターネットによる予約を受けた
りするためだけのためには、ホテルシステムはいりません。
それだけならパソコンとプリンターが1台づつあって、プロバイ
ダー会社と接続契約をするだけで出来ます。

◆次にホテルシステムソフトを選ぶ時の注意をお話します。
大切なことはフロント業務において、最低限何をパソコンにさせる
かを決めてから、業者との交渉することです。

◆準備もしないで業者と交渉すると、「あれも必要です」「これも
必要です」と言われて、必要以上のソフトまで購入してしまうこと
になりかねません。

◆ホテルシステムは宿泊に関するものだけでも「予約管理」「フロ
ント会計」「顧客管理」「エージェント管理」「フロント会計」
「売掛金管理」「施設管理」などあります。上げればまだまだあり
ます。

◆実際にホテルの宿泊で最低限必要なのは「予約管理」と「フロン
ト会計」でしょう。
でも今販売されているシステムの中には「顧客管理」や「施設管
理」などのソフトまでパックにされた「基本ソフト」があります。
勿論その分価格が高くなっています。

◆そのようなソフトがあっても、使いこなせるなら良いです。しか
し、あったら便利だからと言うセールスマンに負けてそのパックを
買ってしまうので注意が必要です。使いこなせないまま、利用され
ない資料ばかりが増えるだけです。

◆導入するホテルシステムの内容が決まったら、ホテルがしたいと
思うことが、実際にそのソフトで出来るのかを操作して確認しなけ
ればなりません。
ソフト会社ではデモンストレーションをしてくれますが、パソコン
のわかるホテルスタッフに実際操作させ、確認するのが良いです。

◆出来れば知り合いのホテルにお願いし、そこで使っているホテル
システムを見せてもらい、参考にするのが良いでしょう。実際に使
用している人の感想を聞くのが一番です。

◆一旦システムを導入したなら5・6年ほどは使用してゆかなけれ
ばなりません。リース契約も5〜6年のところが多いと思います。
高いものですから簡単に入れ替えられません。ですから業者も2〜
3社から説明を受け、しっかりした下調べをすることが大切です。

◆ホテルシステムを決める時、重要なことはホテルのトップだけで
は決めないで下さい。必ずフロントスタッフやその責任者なども巻
き込んで決めてください。
導入してから「使いにくい」とか「安いソフトを買ったから性能が
悪い」とかを言わせないためです。
決めるのはトップです。でも「みんなの意見も聞いた上で決めた」
という形が大切です。

◆次にソフトの会社を選ぶ時、大切なのは購入価格ばかりではあり
ません。毎月発生するメンテナンス料の金額も検討しなければなり
ません。

◆パソコンやホテルシステムは故障するもので、そしていつ発生す
るかもわかりません。
ホテルシステムは一旦導入すると24時間365日動かすのですか
ら、必ずトラブルが起きます。
ですからメンテナンス契約は絶対必要です。メンテナンス契約のな
いホテルシステムの導入はありえません。

◆現在のメンテナンスの方法はほとんどが遠隔操作方式です。
メンテナンス会社とホテルがオンラインで結ばれていて、トラブル
が発生した時はメンテナンス会社のパソコンで復旧作業をしてくれ
ます。

◆以前はトラブルが発生した時は、メンテナンス会社に電話して、
電話で指示を受けながら、実際はホテルスタッフが指示通りにパソ
コンを操作するものでした。そしてどうしようもない時にはメンテ
ナンス会社の人が深夜にでもホテルに来て作業をしてくれました。
その時は出張費として別途料金がかかります。
現在でも遠隔操作しても復旧できない時は同様に出張依頼すること
になります。

◆このメンテナンス費用もソフトの見積をもらう時一緒に依頼しま
しょう。


■□ 次回はシステム導入時に私が失敗したお話をします。 □■

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■発行者 SHCC 
     山地伸幸
住所 札幌市西区発寒7条12丁目 潟jシモク内

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□■編集後記■□
皆さんは「PFI」という言葉はご存知ですか?
私は最近知りました。これは「民間の資金とノウハウを活用する社
会資本の整備」と言う意味だそうです。

今まで公共が行っていた事業は極端に言えば、ただ箱物を作り、そ
れを運営するノウハウ不足のため、非効率的なものでした。

この「PFI]方式では民間活用により、建物の建築からその資金
繰り、運営まですべてを各分野の企業が参加して設立したSPC
(特定目的会社)で行うというものです。
このSPCは設計・建築・銀行・運営等の会社が参加して作られま
す。

今後、各地の自治体では予算が削減され、地域住民に必要な施設の
建設も満足に出来ないため、益々「PFI」方式を採用する事業が
増え、それにより民間の新しい分野の仕事が増えて来ると予想され
ます。

「PFI」で必要とされるのは、物を作ることばかりでなく、いか
に効率よくその事業を運営出来るかが求められます。ノウハウなり
組織力が求められます。

今、公営の国民宿舎も運営がうまくいかず、民間に「PFI」方式
で委託するという話も出てきています。
優れたホテルのノウハウも生かすことが出来るようになりそうです。

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