19号
   小さいから楽しいホテルの経営』
                           平成16年3月5日
                                vol 019
                              金曜日発行

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[小さいから楽しい。古いから味がある
         大きいホテルに負けるな!]
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       ホテルシステムの導入について
             
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◆前にもお話しました通り、ホテルシステムのトラブルは、夜中で
あろうが休日だろうが発生します。また、不思議とトラブルは夜中
や休日に発生することが多いように感じます。

◆一旦トラブルが発生すると、ホテルスタッフが如何にパソコンに
精通していても、復旧出来る範囲はわずかです。
その時復旧はソフト会社頼みです。

◆トラブルが発生してたら、チェックインもチェックアウトも出来
なくなりますし、予約照会も出来ません。
ソフト会社へ連絡して、直ぐにメンテナンスを受け、直さなければ
お客様に大変迷惑をお掛けしてしまいます。

◆今のホテルシステムソフトのほとんどは、製作した会社ごとにシ
ステムのプログラム内容が違います。ですから、その会社で作成し
たシステムのメンテナンスを他の会社に依頼するということは出来
ません。

◆一度ホテルシステムを導入したなら、システムを作ったその会社
とメンテナンス契約を結び、5・6年は継続しなければならないのです。
万が一そのシステム会社が倒産してしまうと、メンテナンスを受け
ることが出来なくなります。
これは大変重大な事態です。

◆最悪の場合、ホテルシステムを全部新しく入れ替えなければなら
ないという対応も想定されます。
これは実際に私のホテルで経験しました。

◆2000年問題があって、その前年の春にそれまでオフコンと言
われたフロントマシンを「ハード」・「ソフト」ごと取り替えるこ
とになりました。
2000年問題の前年と言うことで、各パソコンメーカーもシステ
ムソフト会社も強気で、今から考えてれば高いものでした。

◆数社の合い見積をもらい、検討の末、数あるソフト会社の中から
安いソフト会社と契約しました。リース期間5年間でリース会社経
由でした。契約したホテルシステムソフトの価格は高い会社と比べ
て約半額位でした。いい会社と契約出来たと喜びました。

◆契約したその会社は、有名ホテルとも取引実績があり、それもあ
ってその会社を安心して選びました。勿論メンテナンス契約も結び
ました。
あまりにも安いので、新規導入を検討していた他のホテル仲間にも
声を掛けたほどです。

◆ところが一年も経たないうちに、そのソフト会社は倒産してしま
いました。
途端に困ったのはパソコンのメンテナンスです。
トラブルがあって動かなくなったら自分達での復旧は難しく、大変
なことになってしまいます。

◆ソフト会社には連絡をとっても誰もいなく、社長の所在もわかり
ません。正直途方にくれました。ただただトラブルが発生しないよ
うに祈るだけでした。

◆お蔭様で暫くは大きなトラブルが発生しなかったので助かりまし
た。でもその会社と取引していた他のホテルのほとんどが、改めて
別のソフト会社と再契約して、新しいホテルシステムのソフトを購
入しました。
私が紹介したホテル仲間も500万円ほど再投資して入れ替えまし
た。
そのホテルの支配人には悪いことをしたと反省しています。

◆私のホテルは契約したばかりで、リース期間も4年以上もありま
すし、他のホテルのように改めて再投資する資金的余裕はありませ
んでした。

◆幸いにも2ヶ月後に、倒産したホテルシステム会社の社長と連絡
が取れ、個人的にメンテナンスを継続するとの約束が出来ました。
ホテルシステムソフトの入れ替えと言う大事に至らず済みました。

◆このような経験からもソフト会社の規模が小さいため経営基盤が
弱いとか、業績不安がある場合は、いくらソフトが安くてもその会
社を選択してはいけません。
当たり前のように聞こえるでしょうが、価格に負けてしまいがちで
すので、よくよく心してください。

◆ソフト会社の一部は大手企業の系列会社もありますが、大部分は
小規模会社です。
出来れば最終決定する時には、調査会社に信用調査を依頼するくら
い慎重であっても良いでしょう。
それでも絶対に倒産しないという会社は無いわけで、どちらにして
もそれなりのリスクは負わなければなりません。

◆もうひとつ大切なことは、ホテルシステムを入れたからといって
紙の書類を全てなくすことはしないほうが良いということです。
多くのホテルは、ホテルシステムを入れたからといって使っていた
書類、特に予約受付票や予約チャートを止めてしまうホテルが多い
ようです。

◆でも私のホテルのように万が一、ホテルシステムソフトのメンテ
ナンスが受けられなくなった時の対応を考えるべきです。
システム故障が発生し、お客様に迷惑をかけない最低限の仕事が出
来るためにも紙の書類は必要です。

◆私達のホテルでは面倒でも最低限必要な紙の書類も使い平行処理
していましたので、パソコンがトラブルになった時も最低限の仕事
が出来るという安心はありました。

◆ホテルシステムの処理と共に紙の書類も同時に作成するというこ
とは、大きいホテルでは出来ないでしょうが、150室位までのホ
テルであればそれほど手間無く出来ると思います。

◆またリスク対応のためとは別に、予約チャートが紙で一覧表にな
っていますと、中小ホテル程度の規模であれば、予約の問い合わせ
を受けたとき時、空室状況がすぐ見ることが出来るという長所があ
ります。

◆パソコンに入っている情報を、その都度見るのは時間がかかりま
す。パソコンのないところで電話を取った人も受答えが出来ます。
また、紙の予約票が有れば、追加事項の記入やメモなどの添付もす
ぐ出来ます。

◆パソコンに入れたものと、紙のものとが二つあると面倒と思われ
るでしょうが、慣れればそれほどの仕事の量ではありません。
大事な予約が2重チェックできるというメリットもあります。

◆システムソフトを丸ごと買うのでなく、「ASP」という方式で
毎月使用料金を支払ってそれを使うというシステムもあります。

◆これは契約先のソフト会社のサーバーに、ホテルシステムのソフ
トがあり、オンラインでホテルパソコンと結び、そのソフトを借り
仕組みです。
ですからホテルのデーターも全てそのサーバーの中にあります。

◆万が一その会社が倒産した時、他のシステムに乗り換えることは、
ソフトを買い取った時よりは大きな負担にはなりませんが、やはり
切り替えに伴ういろいろなリスクは発生します。

◆また「ASP」はオンラインで常時そのシステム会社等つながっ
ていなければなりませんが、何かの原因でオンラインが切れてつな
がらないと言う事態も想定されます。

◆ホテルシステムに限りませんが、IT機器やシステムは大変便利な
ものである一方、常にリスクを考えた対応を考えてゆかなければな
ないのでしょうね。

■□ 次回は「お客様アンケートについて」です。 □■

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□■編集後記■□
最近「教育基本法」の改正とかで「教育」ということが改めて問わ
れています。
私も子を持つ親としていろいろ考えることが多いです。

学校教育は学業が中心でしょう。それでも「躾」だとか「規則を守
る」とかまで学校に求めて風潮があります。
でも私は基本は家庭だと考えます。

少子化になったために、必要以上に子供に気を掛け、手を掛け、お
金を掛け過ぎるように見えます。
子供と友達感覚で育てながら、子供が成長してから「親の言うこと
が聞けないのか」と言っても、その時はもう聞く耳を持っていませ
ん。

最近聞いた話ですが、そろばん学校に通わせている子供の母親がそ
の先生に「うちの子は躾が良く出来てないので先生、ビシビシ叱っ
て下さい」と言ってきたそうです。

そろばん学校の先生は「躾は家庭の問題です。」と言って断ったと
ころ、母親は「私からは言えないのです」と言います。
母親と子供は友達みたいに仲が良くて、母親は仲の良い関係を壊し
たくないものだから叱ることが出来ないのだそうです。叱ると嫌わ
れ、反発されるからです。

自分の子供を叱ることが出来ず、他人に叱ってもらおうとするとこ
ろに、前に述べましたような、学校まかせの教育という問題に結び
付いてしまうのではないでしょうか。

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